处理办法：音频文件主张另存一份或许是备份，最好能够下载到移动U盘里，随时都能够带上，在能够手机或许能够外放的MP4中，假如呈现音频无法播映的问题能在最短时刻弥补回来，而且到达最接近的作用。视频文件主张存在笔记本电脑中一份，也能够下载到移动U盘里，以备不时之需。

  最好在会议活动的现场组织意外状况的担任人员，任何现场静态的安置、装修呈现坠落、损坏等状况，工程部人员都能够敏捷予以修补。若无法弥补，履行作业人员应立即整理，减小意外事故的影响区域，确保活动顺利进行。

  假如影响到活动的发展，现场履行的作业人员应敏捷处理突发状况，施行代替计划。若活动现场的动态点缀如气球、礼炮等作业异常，应备好相关的音乐文件和视频来充任。活动现场应当指使作业人员进行现场巡回检查，确保现场活动的进行。

  假如会议包括扮演环节，主办方应备有强壮的礼仪、艺人、摄像等阵型。若活动当天扮演人员迟到或缺席，都能以最快速度分配其他人员参与，确保一切的环节按原计划顺顺利利地进行。